Dokumenttien hallinta
Dokumentinhallinnalla tarkoitetaan organisaation erilaisiin materiaaleihin liittyvää tiedonhallintaa. Tietojen helppo tallennus ja erityisesti nopea löydettävyys vaikuttavat merkittävästi työn tekemiseen kaikilla aloilla.
Monissa organisaatioissa dokumentinhallinta on ymmärretty niin, että painopiste on tiedostojen hallinnassa eikä tietojen hallinnassa. Tällöin käyttäjä helposti unohtuu ja käyttöön otetaan monimutkainen sovellus, jonka kautta tiedostoja siirretään palvelimelle ja sieltä pois. Käyttäjät koittavat tällöin välttää käyttämästä hankalimpia ominaisuuksia, tai jättävät kokonaan käyttämättä järjestelmää.
Mielestämme prosessien pitää tukea työntekoa ja olla niin helppoja, että käyttäjät ehtivät ja jaksavat pysyä mukana. Tällöin puhutaan myös teknologiatehokkuudesta.
Tietojen hallintaa tiedostojen sijaan
Parhaimpia tietämyksenhallintaan keskittyviä ympäristöjä ovat hankkeissamme olleet yrityskäyttöön suunnitellut wiki-ympäristöt. Niiden ajatus on tarjota käyttäjälle mahdollisimman helppo tapa tiedon tuottamiseen tutuilla Office-työkaluilla.
Wikiin liittyviä erityisiä etuja ovat:
- Tiedon siirto joustavasti pieninä tai suurina määrinä (.doc import)
- Metatiedon käyttö
- Helpot hakuominaisuudet
- Office-dokumenttien käyttäminen ja muokkaaminen helposti (jos Office-laajennukset käytössä)
- Matriisimainen tietämyksenhallinta metatietoja apuna käyttäen
- Integroitavuus mm. Microsoft Sharepoint-ympäristöjen kanssa
Wikin avulla voidaan toteuttaa siis perinteistä intranet- tai ekstranet-ympäristöä tehokkaampi ja käyttäjiä motivoivampi ympäristö.
|
|
|
|
Tilaa tiedotteet RSS-muodossa
Lue myös uutiskirjeemme
ambientia.fi